Ustna obietnica „na pewno zdążymy” jest trudna do wyegzekwowania, gdy stoisko stoi puste w dniu otwarcia targów. Firmy obsługujące wystawców coraz częściej zabezpieczają się umową ze zdefiniowanym poziomem usługi (SLA) zamiast polegać na dobrej woli przewoźnika. Oto zapisy, które powinny się w takiej umowie znaleźć.
Czas reakcji na zgłoszenie
Przy logistyce targowej zlecenia z krótkim terminem zdarzają się często. Umowa powinna określać maksymalny czas potwierdzenia dostępności pojazdu od momentu zgłoszenia – np. w ciągu 2 godzin w dni robocze – żeby firma obsługująca event wiedziała, czy szukać alternatywy, zanim zrobi się za późno.
Potwierdzone okno czasowe dostawy
Hala targowa ma sztywne okna montażowe i nie czeka. Kluczowy zapis to konkretna godzina dostawy, nie „tego dnia”, najlepiej z buforem na korki czy kontrolę graniczną. Zapisz też, co się dzieje, gdy okno czasowe zostanie przekroczone z winy przewoźnika.
Kary umowne za niedotrzymanie terminu
Kara umowna za spóźnienie motywuje przewoźnika do rzetelnego planowania trasy. Przy przewozie międzynarodowym trzeba jednak pamiętać, że Konwencja CMR ogranicza odszkodowanie za opóźnienie do wysokości przewoźnego (art. 23 ust. 5), a postanowienia umowy sprzeczne z CMR są w tym zakresie nieważne (art. 41). Skuteczność kar umownych w umowach przewozu bywa sporna w orzecznictwie, dlatego ich treść warto skonsultować z prawnikiem. Legalną drogą do wyższej ochrony jest wpisanie do listu przewozowego szczególnego interesu w dostawie (art. 26 CMR), za dodatkową opłatą.
Ubezpieczenie ładunku
Umowa powinna jasno określać, czy transport jest objęty standardowym OCP przewoźnika, czy dodatkowym ubezpieczeniem cargo pokrywającym pełną wartość ładunku – różnicę między nimi opisujemy w tekście Ubezpieczenie ładunku na targi. Przy wartościowej scenografii warto to ustalić na etapie umowy, nie w dniu zlecenia.
Gwarancja dostępności floty
Przy stałej współpracy (kilka-kilkanaście eventów rocznie) zapisz minimalną liczbę pojazdów danego typu gotowych do dyspozycji w uzgodnionych terminach – to zabezpiecza przed sytuacją, w której cała flota przewoźnika jest akurat zajęta innym zleceniem.
Kanał komunikacji na miejscu
Dobra umowa wskazuje bezpośredni kontakt z kierowcą lub dyspozytorem dla ekipy montażowej na miejscu, a nie tylko dział zakupów klienta – w razie zmiany bramy wjazdowej czy opóźnienia liczy się szybkość komunikacji, nie przechodzenie przez pośredników.
Najczęstsze pytania
Czy SLA ma sens przy jednorazowym zleceniu, czy tylko przy stałej współpracy?
Najwięcej daje przy stałej współpracy (łatwiej wynegocjować konkretne warunki i kary), ale podstawowe elementy – potwierdzone okno czasowe i kontakt bezpośredni – dobrze mieć na piśmie nawet przy jednorazowym zleceniu.
Kto zwykle proponuje warunki SLA – zleceniodawca czy przewoźnik?
Zwykle to firma obsługująca event precyzuje swoje wymagania (okno czasowe, kary, ubezpieczenie), a przewoźnik je akceptuje albo negocjuje – rzadko dzieje się odwrotnie.
Czy kara umowna gwarantuje terminową dostawę?
Nie gwarantuje. To narzędzie zabezpieczające interes finansowy, a przy przewozie międzynarodowym jego zakres ogranicza Konwencja CMR. Większe znaczenie ma rzetelne planowanie trasy i bufor na nieprzewidziane sytuacje.
Sprawdźmy, jak możemy wesprzeć Twój transport
Jeśli regularnie obsługujesz targi i szukasz przewoźnika gotowego podpisać jasne warunki współpracy, porozmawiajmy o konkretach. Zadzwoń: +48 508 546 540 albo napisz: jasek@jasek-transport.pl.
Zdjęcie: dookdui / 123RF
