Jest 6:40, ciężarówka z elementami stoiska stoi pod bramą targów. Okno rozładunku zaczyna się o 7:00, a w kolejce czeka już kilkanaście innych pojazdów. To, czy zabudowa trafi do hali na czas, rozstrzyga się na ostatnich kilkuset metrach, a nie na trasie.
Cały przebieg transportu na targi, od karnetu ATA po transport powrotny, opisujemy w tekście Transport na targi – logistyka stoisk targowych na czas. Tutaj skupiamy się na tym, co dzieje się od bramy wjazdowej do stoiska.
Awizacja, czyli zgłoszenie pojazdu przed przyjazdem
Organizator targów wpuszcza na teren tylko zgłoszone pojazdy. Zgłoszenie obejmuje zwykle numer rejestracyjny, dane kierowcy i godzinę przyjazdu, a w zamian pojazd dostaje przepustkę. Na części targów wjazd w czasie montażu jest objęty kaucją, którą organizator zwraca, jeśli pojazd opuści teren w wyznaczonym czasie.
Pojazd zgłasza najczęściej firma obsługująca stoisko, bo to ona ma dostęp do panelu wystawcy. Przewoźnik musi więc przekazać jej dane pojazdu i kierowcy kilka dni przed wyjazdem. Podział zadań między organizatorem, wystawcą, firmą obsługującą i przewoźnikiem opisujemy w tekście Kto za co odpowiada w logistyce targowej.
Okna czasowe montażu i demontażu
W dniach montażu organizator dzieli dostęp do hal na przedziały czasowe, często osobno dla każdej hali albo według wielkości stoiska. Pojazd, który spóźni się na swoje okno, czeka na kolejne wolne. Przy napiętym harmonogramie montażu oznacza to czasem stratę całego dnia.
Demontaż ma własne reguły. Po zamknięciu targów ciężarówki zwykle nie wjeżdżają od razu, bo w alejkach trwa pakowanie eksponatów. Godzinę podstawienia pojazdu na demontaż trzeba więc ustalić zgodnie z regulaminem organizatora i dopiero potem potwierdzić z ekipą montażową.
Rozładunek: kto i czym
Na wielu targach obsługę wózków widłowych na terenie hal ma na wyłączność oficjalny spedytor targowy. Kierowca nie może wtedy rozładować pojazdu własnym wózkiem, a wózek trzeba zamówić u spedytora z wyprzedzeniem. Niezamówiony wózek to jedna z najczęstszych przyczyn przestoju pod halą.
Lżejsze elementy da się rozładować bez wózka, jeśli pojazd ma windę hydrauliczną, a w pojeździe jest paleciak. W Jasek Transport rozładowujemy tak niemal zawsze, a z wózka widłowego korzystamy zależnie od rodzaju ładunku i ustaleń ze zleceniodawcą. Dlatego typ pojazdu ustalamy przy wycenie, razem z pytaniem o to, czy na miejscu będzie dostępny wózek. Pojazdy, od busa, przez ciężarówki 7,5 t i 18 t, po zestaw z naczepą, pokazujemy na stronie Flota.
Puste opakowania po rozładunku
Skrzynie i opakowania po rozładowanej zabudowie nie mogą zostać przy stoisku ani w alejce. Albo przechowuje je spedytor targowy do czasu demontażu, albo zabiera je przewoźnik i przywozi z powrotem na demontaż. Którą drogę wybrać, trzeba ustalić przed wyjazdem, bo od tego zależy, czy pojazd wraca pusty, czy zostaje w pobliżu targów.
Gdzie najczęściej ucieka czas na ostatnich metrach
- brak awizacji albo błąd w numerze rejestracyjnym na liście organizatora,
- przyjazd poza przydzielonym oknem czasowym,
- niezamówiony wózek widłowy u spedytora targowego,
- brak osoby z ekipy montażowej, która odbierze ładunek pod halą,
- elementy załadowane w odwrotnej kolejności niż kolejność montażu – to, co jest potrzebne najpierw, leży na końcu naczepy.
Gdy termin jest bardzo krótki, każdy z tych punktów waży jeszcze więcej. Procedurę na takie zlecenia opisujemy w tekście Transport ekspresowy na targi za granicę, a kryteria wyboru przewoźnika do eventów w tekście Jak wybrać przewoźnika do obsługi eventów i targów w całej Europie.
Najczęstsze pytania
Czy kierowca może sam rozładować stoisko wózkiem widłowym na terenie targów?
To zależy od regulaminu targów. Na wielu z nich obsługę wózków w halach ma na wyłączność oficjalny spedytor targowy, więc wózek zamawia się u niego. Pojazd z windą hydrauliczną pozwala rozładować lżejsze elementy bez wózka.
Co się dzieje, gdy pojazd nie zdąży na swoje okno rozładunku?
Zwykle czeka na następne wolne okno. Przy napiętym harmonogramie montażu może to oznaczać stratę całego dnia, dlatego zapas czasu planuje się już na trasie.
Kto zgłasza pojazd do organizatora targów?
Najczęściej firma obsługująca stoisko, bo ma dostęp do panelu wystawcy. Przewoźnik przekazuje jej numer rejestracyjny i dane kierowcy z wyprzedzeniem.
Zapytaj nas o transport stoiska na targi
Dostępność pojazdu potwierdzamy zwykle w ciągu kilkunastu minut. Przed wyceną zapytamy o okno rozładunku, bramę wjazdową i to, czy na miejscu będzie wózek widłowy. Zadzwoń: +48 508 546 540 albo napisz: jasek@jasek-transport.pl.
Zdjęcie: inspirestock / 123RF
